État des lieux locatif: guide et mentions obligatoires

L’état des lieux est un document obligatoire qui établit l’inventaire du logement à son entrée et à sa sortie. Réalisé en présence du propriétaire et du locataire, il décrit précisément l’état général des lieux et doit être signé par les deux parties. Ce document est exigé par la loi pour toute location meublée ou vide à usage de résidence principale, et il est votre meilleur moyen de protéger votre dépôt de garantie et vos droits locatifs.

• État des lieux : définition et cadre légal
• État des lieux d’entrée : procédure et conditions
• Rubriques obligatoires : ce que doit contenir l’état des lieux
• État des lieux de sortie : ce qui change
• Niveau de détail : qu’entend-on par description précise
• Exceptions et cas particuliers
• Bonnes pratiques pour sécuriser l’état des lieux
• Vérifications après signature
• Questions fréquentes

État des lieux : définition et cadre légal

Un état des lieux est un procès-verbal établi contradictoirement au moment de la remise des clés au locataire. Il décrit l’état exact du logement, pièce par pièce, afin que chaque partie (bailleur et locataire) dispose d’une preuve commune de cet état au moment de l’entrée. Le même acte se reproduit à la fin du bail, pour comparer et identifier les dégâts.

Cet état des lieux est obligatoire en vertu de l’article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, modifiée par la loi Alur. Il s’applique à toute location meublée ou vide destinée à être l’habitation principale du locataire. Les locations de courte durée (type Airbnb ou gîte) ne sont pas assujetties à cette obligation légale ; nous y reviendrons dans la section des cas particuliers.

Son caractère obligatoire est « contradictoire », ce qui signifie qu’il doit être établi en présence des deux parties simultanément, ou par un tiers mandaté (agence immobilière, huissier) auquel les deux parties accordent leur confiance. Un état des lieux réalisé par une seule partie n’a pas de valeur légale.

État des lieux d’entrée : procédure et conditions

L’état des lieux d’entrée se réalise au moment de la remise des clés, c’est-à-dire le jour où le locataire prend possession du logement. Cette timing est cruciale : elle garantit que le document décrit le logement avant l’installation du locataire.

La contradictoire est obligatoire. Cela signifie que le propriétaire et le locataire doivent être présents au même moment pour remplir le document, lire ensemble chaque point, et signer conjointement à la fin. Si l’une des parties est absente, le document ne peut pas être valablement signé et perd sa portée légale. Même si l’une des parties propose un accord écrit ultérieur, un état des lieux signé par une seule partie reste inopérant.

La réalisation peut être confiée à un tiers mandaté : un agent immobilier, un syndic, ou un huissier. Dans ce cas, les deux parties doivent mandater expressément le même tiers et donner leur accord écrit pour qu’il procède. Le tiers signe le document en tant que réalisateur, et les deux parties y ajoutent leur signature pour acceptation.

Une fois l’état des lieux établi et signé, chaque partie reçoit un exemplaire original. Le locataire dispose d’un délai de 10 jours à compter de l’établissement du document pour demander au propriétaire d’ajouter des éléments oubliés ou mal décrits. Cette demande doit être écrite ; le propriétaire doit répondre dans les mêmes délais. Si accord il y a, une version modifiée et signée par les deux parties remplace la première.

Si le locataire ne demande rien dans ce délai de 10 jours, l’état des lieux d’entrée est considéré comme complet et définitif.

Rubriques obligatoires : ce que doit contenir l’état des lieux

L’état des lieux doit comporter les mentions suivantes, selon la loi Alur et son décret d’application :

• Type de l’état des lieux : préciser « État des lieux d’entrée » ou « État des lieux de sortie ».
• Date précise de réalisation : jour, mois, année, heure recommandée.
• Adresse complète du logement : numéro, rue, code postal, ville, étage, porte.
• Identité complète du bailleur : nom, prénom, adresse personnelle ou professionnelle.
• Identité complète du locataire : nom, prénom, adresse personnelle.
• Relevé des compteurs individuels : chiffre exact affiché pour l’eau, l’électricité, le gaz. Ces relevés sont à noter deux fois : une fois à l’entrée, une fois à la sortie.
• Inventaire des clés : nombre total remis, et fonction de chacune (clé d’entrée principale, clé du garage, clé de la boîte aux lettres, clé du cellier, etc.).
• Description détaillée de chaque pièce : l’état des murs (peinture, trous, taches, traces d’humidité), l’état des sols (carrelage, parquet, moquette, rayures, usure), l’état des plafonds, l’état des fenêtres et portes, les mobiliers éventuels fournis (réfrigérateur, table, lit, canapé) et leur état, les équipements (chaudière, ballon d’eau chaude, chauffage), et tout élément visible ou apparent.
• Mention du caractère meublé ou vide : si le logement est meublé, l’état des lieux doit préciser « logement meublé » et inclure l’inventaire détaillé de tous les meubles et équipements fournis.

Chacune de ces rubriques doit être présente et complétée, même si la réponse est « néant » (par exemple, « pas de mobilier fourni » pour un logement vide).

État des lieux de sortie : ce qui change

L’état des lieux de sortie se réalise le jour du départ du locataire, ou selon une date convenue par écrit entre les parties. Il suit la même procédure contradictoire que l’état des lieux d’entrée : les deux parties doivent être présentes, ou un tiers doit être mandaté par les deux.

La structure est identique : type, date, adresse, identités, compteurs, clés, description par pièce. La différence principale réside dans l’objectif : on compare l’état décrit à la sortie avec l’état décrit à l’entrée pour identifier les dégâts, l’usure normale, et les modifications.

À la sortie, les compteurs doivent être relevés une dernière fois. Ces relevés serviront à facturer les consommations au locataire ou, au contraire, à calculer le remboursement s’il a trop payé. Les clés doivent être comptabilisées : celles restituées sont notées, celles manquantes aussi (perte qu’on peut déduire de la garantie).

La restitution du dépôt de garantie s’effectue après la réalisation de l’état des lieux de sortie et l’établissement du décompte final. Si des retenues s’imposent pour dégâts, elles seront justifiées par écrit au locataire selon les règles applicables ; ce sujet relève d’une autre page de ce site.

Tout comme à l’entrée, le locataire dispose de 10 jours pour contester ou demander des additions à l’état de sortie après sa signature.

Niveau de détail : qu’entend-on par description précise

La loi exige une description « détaillée » de l’état des lieux, mais n’impose pas un niveau de précision défini. Cependant, la jurisprudence et les bonnes pratiques donnent des exemples clairs.

• « Mur OK »
• « Cuisine en bon état »
• « Salon propre »

• « Mur blanc du salon avec deux petits trous de 3 mm chacun dans le coin inférieur gauche près de la fenêtre ; une légère trace d’humidité horizontale 20 cm sous le plafond, côté nord. »
• « Carrelage gris clair de la cuisine : une fissure fine sur le carreau situé à l’entrée (près du réfrigérateur), usure visuelle sur les joints. »
• « Moquette du salon : usure uniforme, légère tache brune 1 mètre à gauche du canapé, environ 10 cm de diamètre. »

L’objectif est que, six mois plus tard, un tiers puisse relire la description et savoir exactement ce qu’il a trouvé. Les photographies datées (datées sur le fichier lui-même ou sur un timestamp visible) complètent utilement ce texte, bien qu’elles ne remplacent pas la description écrite.

Quand un bien est fourni avec le logement (réfrigérateur, lave-vaisselle, table de cuisine), distinguez clairement : « Réfrigérateur blanc encastré, fourni par le bailleur, présent à l’entrée ; état : poignée légèrement rayée, intérieur en bon état, joint intact. »

Pour un logement complètement vide (cas rare mais possible), notez « Aucun mobilier fourni » plutôt que de laisser la rubrique muette.

Exceptions et cas particuliers

État des lieux de location meublée. Le logement meublé exige un état des lieux identique en structure, mais avec un inventaire détaillé supplémentaire de tous les meubles et équipements fournis. Un logement meublé mal documenté à l’entrée peut poser de sérieux problèmes à la sortie (le propriétaire prétendra qu’un meuble a disparu, ou était en mauvais état). Cet inventaire détaillé mérite une attention spéciale.

Locations de courte durée. Les locations saisonnières, les gîtes, ou les locations type Airbnb ne sont pas légalement assujetties à l’obligation d’état des lieux. Cependant, il est fortement recommandé d’en réaliser un de facto, pour protéger votre dépôt de garantie (si l’on en perçoit un) et documenter l’état initial.

Locataire absent ou qui refuse de signer. Si le locataire ne se présente pas le jour convenu, le propriétaire ne peut pas signer seul. Une seule signature n’a aucune portée légale. Le propriétaire doit proposer une nouvelle date, ou mandater un huissier qui établira un procès-verbal en absence du locataire (ce document aura une force légale supérieure, car émis par un officier public, même si le locataire conteste plus tard). Cette situation impose un conseil juridique spécialisé qu’on ne développera pas ici.

État des lieux complété par SMS, email ou formulaire en ligne. Un document non signé de la main des deux parties n’a pas de portée légale. Les échanges numériques (WhatsApp, email) peuvent compléter l’état des lieux original, mais ne le remplacent pas.

Bonnes pratiques pour sécuriser l’état des lieux

Au-delà de l’obligation légale, quelques gestes simples améliorent la qualité et la fiabilité du document :

• Durée. Prévoir au moins une heure pour un studio ou un petit T2, et plus pour un grand logement. Bâcler l’état des lieux en quelques minutes revient à le rendre inutile. Les deux parties doivent avoir le temps de circuler, de vérifier chaque coin, de discuter ensemble.
• Présence simultanée. Les deux parties signent le même jour au même endroit. Pas de signature par l’un le jour 1 et par l’autre le jour 2 ; c’est une contradiction à la notion de contradictoire.
• Lumière naturelle et allumage des lampes. Inspectez d’abord à la lumière du jour, puis rallumez les lampes pour repérer les ampoules manquantes, les plafonniers mal fixés, etc.
• Photographies datées. Prendre des photos avec un téléphone (le timestamp figure automatiquement) des zones en mauvais état facilite ultérieurement la clarification. On peut ajouter les fichiers images en annexe ou en imprimer une miniature sur le papier.
• Relecture conjointe avant signature. Lire à haute voix les points litigieux ou peu clairs, puis mettre d’accord avant de signer. Une signature implique qu’on a compris et accepté tout ce qui est écrit.
• Exemplaires papier et version numérisée. Garder l’original papier signé à un endroit sûr. Prendre une photo ou faire un scan (PDF) de chaque exemplaire. En cas de litige futur, vous prouverez que le document existait à telle date.

Vérifications après signature

Une fois l’état des lieux signé, chacun des deux signataires doit conserver un exemplaire original. Cet original peut être papier ou numérique (scan), mais il doit être daté et comporter les signatures (ou signatures électroniques si l’outil utilisé le permet).

Le locataire a 10 jours pour adresser une demande écrite au propriétaire s’il souhaite ajouter ou modifier un élément. Cette demande doit être justifiée (un oubli, une imprécision). Le propriétaire doit répondre dans le même délai. Si accord, on établit un avenant signé par les deux parties, qui se substitue à la version antérieure.

Passé ce délai de 10 jours sans réclamation du locataire, l’état des lieux est définitif. Il ne pourra plus être modifié. C’est un point critique : le locataire ne pourra pas revenir un mois plus tard pour dire « Attendez, il y avait aussi un trou dans le plafond que vous avez oublié ».

Stockez l’état des lieux avec votre bail et vos contrats d’assurance habitation. Vous en aurez besoin à la sortie du locataire pour comparer avec l’état de sortie.

Peut-on refuser de signer un état des lieux ?

Non, pas légalement. L’état des lieux est obligatoire et sa signature est obligatoire. Cependant, on peut refuser de signer un état des lieux que l’on juge inexact ou incomplet. Dans ce cas, il faut le dire par écrit (sur le document lui-même ou par lettre) et proposer des corrections. Si les deux parties ne parviennent pas à s’accorder, elles peuvent mandater un huissier pour un constat officiel.

Que faire si je n’ai pas eu d’état des lieux d’entrée ?

C’est un problème. L’absence d’état des lieux d’entrée pénalise gravement le locataire à la sortie : le propriétaire pourra prétendre que tous les dégâts visibles lui incombent, sans preuve du contraire. Le locataire doit immédiatement demander au propriétaire d’établir un état des lieux rétroactif, avec accord écrit. Si le propriétaire refuse, le locataire peut saisir la justice pour demander un constat d’huissier. Un conseil juridique spécialisé aide à cette étape.

L’agence immobilière peut-elle seule établir l’état des lieux ?

Non, pas seule. Si l’agence immobilière est mandatée par les deux parties, elle réalise l’état des lieux en sa qualité de tiers ; les deux parties doivent le signer. Si l’agence signe sans le locataire ou sans le propriétaire, le document n’a aucune portée légale.

Un état des lieux par SMS ou email est-il valable ?

Non. Une description textuelle par messages ne satisfait pas l’exigence légale de signature conjointe et de document conservé. Les échanges SMS ou email peuvent clarifier ou compléter l’état des lieux papier ou numérique original, mais ne le remplacent pas.

Sources

• Légifrance
• bailpdf.com
• immobilierloyer.com
• loila.fr

Hugo Fabre

Rédacteur · culture, société, loisirs

Hugo Fabre suit le logement et les factures : chauffage, isolation, entretien de la chaudière, droits du locataire. Ses articles partent d’un cas concret et se terminent par ce qu’il faut faire.

Voir tous les articles de Hugo